Please note that an English translation of the advert below is available as an attachment. This role requires professional fluency in both French (C2) and English (minimum B2).


À propos de nous

Withers & Rogers est l'un des plus grands cabinets de conseils spécialisés en propriété intellectuelle en Europe, avec plus de 200 collaborateurs répartis entre le Royaume-Uni, l'Allemagne et la France. Fondé il y a plus de 140 ans, notre engagement reste intact pour que la propriété intellectuelle soit au service de nos clients. Aujourd'hui, nous comptons parmi nos clients de nombreuses entreprises renommées et innovantes d'Europe, d'Amérique du Nord et d'Asie.

Nous sommes convaincus que nos conseils en brevets et marques, ainsi que nos équipes de soutien et opérationnelles, possèdent une expertise sectorielle et une connaissance approfondie inégalées. Notre objectif est de bâtir des relations de confiance et notre vision est d'être un cabinet indépendant, responsable, durablement rentable et tourné vers l'international.


Le poste

Une opportunité passionnante s'offre à un(e) assistant(e) PI pour rejoindre notre équipe en pleine expansion en France. Le/La candidat(e) retenu(e) travaillera en étroite collaboration avec nos équipes en France, au Royaume-Uni et en Allemagne afin de fournir un service de haute qualité à nos clients, en France comme à l'international.

Le poste sera basé dans l'un de nos bureaux de Paris, Londres, Munich, Bristol, Sheffield ou Birmingham. Withers & Rogers applique une politique de travail hybride et flexible, offrant une certaine souplesse quant à la présence au bureau, tout en répondant aux besoins du cabinet et de ses clients. Ce poste étant au sein de notre équipe française, des déplacements ponctuels à Paris seront nécessaires en fonction des besoins de l’équipe et de nos clients.

Vos responsabilités incluront :

- Assistance administrative complète, incluant la saisie de tous les documents (lettres, courriels et spécifications de demandes de brevets).
- Gestion de votre boîte mail et de celle de l'équipe, traitement du courrier (papier et électronique).
- Mise à jour quotidienne et rigoureuse du système informatisé de gestion des dossiers, incluant le respect des procédures, la rédaction de correspondance à partir de modèles et la liaison avec nos services d’Enregistrements (Records) et de la Comptabilité, ainsi qu'avec notre filiale Withers & Rogers Renewals.
- Préparation des formulaires officiels pour les demandes de brevets en France, en Europe et dans d’autres pays, ainsi que pour les demandes de dessins et modèles, le cas échéant, incluant l'utilisation du logiciel de dépôt en ligne, le paiement des taxes officielles et la rédaction de rapports détaillés pour les clients.
- Organiser et prioriser sa propre charge de travail et garder son sang-froid dans un environnement de travail dynamique.
- Respecter rigoureusement les processus et procédures de Withers & Rogers, ainsi que ceux des clients, le cas échéant.
- Rédiger et tenir à jour la documentation relative aux processus développés pour les clients clés.
- Préparer et traiter les factures détaillées, en utilisant les systèmes de facturation électronique si nécessaire.


À propos de vous

Pour nous rejoindre en tant qu’assistant(e) PI, vous devrez posséder les compétences suivantes :

- Une expérience en tant qu'assistant(e) PI.
- Une passion pour le travail au sein d'un cabinet international dynamique spécialisé dans les services professionnels et pour la prestation d'un service d'excellence à nos clients.
- Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais (niveau C2 en français et niveau B2 minimum en anglais).
- Excellentes aptitudes à la communication et une capacité à interagir avec assurance avec tous les niveaux d'interlocuteurs internes et externes, en anglais comme en français.
- Rigueur et soucieux du détail.
- Capacité à gérer et prioriser sa charge de travail et à apporter son aide aux autres membres de l'équipe. Capacité à gérer les courriels d'un conseil, à évaluer l'urgence des demandes et à prendre les mesures nécessaires ou à les transmettre à un supérieur si nécessaire.
- Excellente maîtrise des outils Microsoft, notamment Outlook, Word et Excel (indispensable), idéalement avec une expérience des systèmes de gestion de dossiers et une expérience dans l’utilisation et/ou la rédaction de procédures et modèles standardisés pour les tâches récurrentes.
- La volonté d'apprendre, le désir de s'impliquer dans l'ensemble du cabinet et d'apporter des améliorations à nos processus internes.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.


Avantages

Nous offrons un salaire compétitif, des modalités de travail flexibles, un environnement de travail positif et accueillant, ainsi qu'un ensemble d'avantages sociaux.

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception ; nous vous encourageons donc à postuler rapidement.

Nous cultivons une culture de travail bienveillante et inclusive où chacun est encouragé à développer ses compétences, à se dépasser et à partager ses idées.

Si vous pensez avoir le profil idéal pour réussir, n'hésitez pas à nous contacter.

About Us

Withers & Rogers is one of Europe’s largest dedicated intellectual property law firms, with offices across the UK, Paris and Munich. Established more than 140 years ago, we remain as passionate as ever about making intellectual property work to our clients’ best advantage. Today, our clients include many renowned, innovative organisations from across Europe, North America, and Asia.

We believe that our patent and trade mark attorneys, support, and operations staff have a breadth of expertise and a depth of specialist sector knowledge that is second to none. Our purpose is building trusting relationships, and our vision is to be an independent, responsible, sustainably profitable, and globally focused firm.

The Role

This is a full-time permanent position ideally based in our Bristol office; however, we are open to the successful candidate working from our Sheffield, London or Birmingham office instead. Hybrid working options, including working from home, are available.

In this role, your responsibilities will include:

• Managing own and team inboxes, processing emails and post (mainly electronic but some hard copy), updating our case management system and acknowledging receipt, where appropriate.
• Accurate and daily maintenance of case management system, including following workflows and generating standard correspondence from templates, and liaising with Records and Finance departments, as well as sister company Withers & Rogers Renewals.
• Full secretarial support including all typing of documents including letters, emails, and patent specifications.
• Preparation of official forms for UK, European and other patent applications, and design applications, including use of online filing software, the payment of official fees and reporting accurately.
• Organising and prioritising own workload and keeping a level-headed approach in a busy working environment.
• Accurately following Withers & Rogers processes and procedures, and client specific processes and procedures where applicable.
• Producing/maintaining documentation to capture processes developed for key clients.
• Accurate preparation and processing of invoices, using e-billing systems where necessary.

About You

To join us as an IP Administrator, you’ll need:

• Patent administration experience is preferred, or a strong administration background.
• Good communication skills and ability to interact with all levels of internal and external contacts.
• Attention to detail and pride in work product.
• The ability to balance and prioritise workload, remain composed and level-headed during periods of particularly busy activity, proactively helping other members of the team. Ability to manage an attorney's emails, judge urgency, and action as required.
• Good Microsoft package skills particularly Outlook, Word, Teams and Excel, with ideally an understanding of case management systems and experience in following/generating standard procedures and templates for repeat tasks.
• The desire to learn and a willingness to become involved.
• Ability to work individually and within a team.

Your Rewards

• Competitive salary
• Benefits such as healthcare cash plan and additional holiday purchase scheme
• Flexible working options
• Enhanced Parental Leave options
• Positive and welcoming work environment

Applications will be reviewed as they are received so early applications are encouraged.

We foster a supportive and inclusive culture where employees are encouraged to broaden their knowledge, challenge themselves and share their ideas.

If you think you have the skills to succeed, we would love to hear from you.